Häufig gestellte Fragen zur Ausschreibung und Vergabe von Verpflegungsleistungen an Schulen

Verwaltungsfachwirtin Dajana Schwehla und Juristin Heidrun Peterka sind Vertreterinnen des Schulträgers der Stadt Frankfurt und verantwortlich für die Essensversorgung und deren Vergabe an Schulen der Stadt Frankfurt. Sie werfen für uns einen Blick in die Praxis und beantworten Fragen zum Thema Vergabe und Ausschreibung von Verpflegungsleistung.
Bürotisch mit drei Holzklötzchen, die das Wort "FAQ" bilden
Was sind die ersten Schritte im Ausschreibungsprozess, wo fängt man an?

Zunächst muss die ausschreibende Stelle festlegen, welche Leistung erbracht werden soll. Daraus ergibt sich die Auftragsart: Handelt es sich bei der Ausschreibung um einen reinen Lieferauftrag, einen Dienstleistungsauftrag oder um eine Dienstleistungskonzession? Bei diesen Vergabeverfahren handelt es sich im Regelfall um sehr komplexe Vergaben.
 
Die vermeintliche Auftragshöhe, die realistisch über die gesamte Vertragslaufzeit mit etwaiger Verlängerungsoption zu schätzen ist, regelt die anzuwendenden Vergabeverfahren im Rahmen nationaler oder EU-weiter Regelungen. Diese muss gegebenenfalls mit dem jeweiligen Rechtsamt im Vorfeld abgestimmt werden. Danach müssen die gewünschten Leistungen in eine Leistungsbeschreibung überführt werden. Diese Leistungsbeschreibung muss umfassend und erschöpfend alle Forderungen beschreiben. Es ist zu beachten, dass die Leistungsbeschreibung den Kernbestand der nach Zuschlagserteilung auszuführenden vertraglichen Leistung darstellt. 
 
Danach sollten die Eignungskriterien bestimmt und festgelegt werden, diese sind in den Grenzen der jeweiligen anzuwendenden Regelungen zu definieren und bekanntzumachen. Auch hier sollte im Zweifel das jeweilige Rechtsamt eingebunden werden. 
 
Es muss entschieden werden, welche Wertungskriterien für die Auswertung der Angebote angesetzt werden sollen und unter welchen Gesichtspunkten die Auswertung erfolgen soll, zum Beispiel:

  • Für welche Qualitätskriterien soll der Essensversorger Nachweise vorlegen?
  • Welche Nachweise sollen verlangt werden und wie werden die Aussagen im Einzelfall bewertet?

Ein wichtiger Faktor im Prozessverlauf sind außerdem die vertraglichen Inhalte während der Ausführungszeit. Aspekte, die dabei berücksichtigt werden sollten, sind insbesondere:

  • Pachtzahlungen
  • Nebenkosten
  • Schlechtleistungen
  • Vertragsstrafen
  • Dokumentationswünsche
  • Nachweise während der Vertragslaufzeit
  • Personaleinsatz sowie
  • Wartungen und Reparaturen.
Welche Personen sollten in den Prozess involviert werden und wie?

Welche Personen im Prozess der Vergabe und Ausschreibung involviert werden sollten, ist für jede Schule individuell zu betrachten. Um eine möglichst hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der schulischen Verpflegung zu erreichen, ist eine Einbindung aller betroffenen Akteurinnen und Akteure wünschenswert.
 
Zunächst kann das Stadtschulamt den Kontakt mit den betroffenen Schulen aufnehmen und deren Wünsche und Konzepte vor Ort abfragen. Auch die räumlichen Rahmenbedingungen sollten bekannt sein und vorliegen. Zudem sollten grundlegende Fragen der Verpflegung und Gegebenheiten geklärt werden, wie:

  • Ist eine Eigen- oder Fremdbewirtschaftung vorgesehen?
  • Welches Verpflegungssystem kann angeboten werden (z. B. Mischküche bei Eigenbewirtschaftung, Warmanlieferung, Cook & Chill etc. bei Fremdbewirtschaftung)?
  • Wie hoch ist die Anzahl täglich auszugebender Speisen?
  • Wie viele Gäste fasst der Speiseraum bei 100%-iger Auslastung?

Hierfür kann das Liegenschaftsverwaltende Amt beteiligt werden. Das Rechtsamt mit einzubeziehen ist ratsam, um die vergaberechtlichen Abläufe und die rechtlich einwandfreie Darstellung der Inhalte der Leistungsbeschreibung sicherzustellen.
 
Für eine ernährungswissenschaftliche Perspektive ist die Einbindung einer ökotrophologischen Fachkraft empfehlenswert. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine Begleitung seitens des Veterinärwesens (Lebensmittelüberwachung) ebenfalls sinnvoll.
 
Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

Welche fachlichen Qualifikationen sind für den Ausschreibungs- und Vergabeprozess von Vorteil?

Empfehlenswert sind Kenntnisse im Vergaberecht, Vertragsrecht sowie Kenntnisse im Bereich Ernährung, insbesondere im Themengebiet der schulischen Gemeinschaftsverpflegung.

Welche Siegel dürfen Leistungserbringer nutzen? Welche Siegel sind aussagekräftig?

In den Leistungsbeschreibungen können Qualitätskriterien etwa durch die Forderung bestimmter Gütesiegel festgelegt werden, allerdings sind vergleichbare Nachweise zuzulassen und entsprechend zu bewerten.
 
Beispielhafte Formulierungen könnten folgendermaßen lauten:

  • Verwendung von Bio-Produkten: „Der Auftragsnehmer muss Bio-Produkte, die mindestens den Qualitätsanforderungen von [Nennung Verband] oder einem vergleichbaren Verband bzw. Nachweis entsprechen“ verwenden.
     
  • Der Auftragsnehmer muss biozertifiziert sein: Es gibt auf dem Markt unzählige Kontrollinstitute, die EU-Biozertifizierungen vergeben; hier stellt das EU-Bio-Siegel den Mindeststandard dar.
     
  • Der Auftragnehmer muss fair gehandelte Produkte, die das Siegel [Nennung Siegel] aufweisen oder dem Standard dieses Verbands entsprechen, einsetzen.
     
  • DGE- Zertifizierung: „DGE Qualitätsstandard für die Schulverpflegung“ oder eine Zertifizierung durch ein vergleichbares Institut muss vorliegen.

Alle diese Forderungen müssen durch den Anbieter belegt und durch den Auftraggeber kontrolliert werden, beispielsweise durch Vorlage der Zertifizierung, durch regelmäßige Vorlagen von Kaufbelegen und ähnlichen Nachweisen.

Inwiefern kann ein festgelegter Bio-Anteil in der Leistungsbeschreibung verankert werden?

In den Leistungsbeschreibungen können alle Anforderungen, die gewünscht sind, beschrieben werden, somit auch die gewünschte Höhe des Bio-Anteils in Prozent-Angabe. Zu bedenken ist, ob die gewünschten Leistungen auch finanzierbar sind. Jede Anforderung spiegelt sich in den Preisen für das Essen wider.

Wie können lokale Unternehmen und Produkte unterstützt werden?

Eine Bevorzugung von lokalen Unternehmen ist vergaberechtlich nicht möglich. Vereinfacht man die Ausschreibungskriterien damit sich kleine oder mittlere Unternehmen (KMU) einfacher beteiligen können, so erleichtert man es auch den großen Unternehmen.
 
Lokale Produkte können gefördert werden, indem eine überwiegende Versorgung über saisonale Produkte gefordert wird. Dabei stellt sich die Frage nach der Kontrolle der Einhaltung dieser Forderungen.

Können Lohnvorgaben für Mitarbeitende festgelegt werden?

Oder gilt dies als Eingriff in die Unternehmenspolitik?

Es kann lediglich die Einhaltung der gesetzlichen und tarifvertraglichen Mindestvorgaben (siehe auch die Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt Hessen) gefordert werden. Übertarifliche Bezahlung kann nicht eingefordert werden, da dies allein dem Unternehmen freigestellt ist

Wie können schulindividuelle Anforderungen im Ausschreibungstext als Kriterium formuliert werden?

(z. B. die Festlegung von regelmäßigen Befragungen zur Zufriedenheit der Schülerinnen und Schüler)

Die Stadt Frankfurt verfügt über ein abgestimmtes Kommunikationskonzept im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung, um eine gesunde und ausgewogene Schulverpflegung zu gewährleisten. Zusätzlich zu den festgelegten Standards erhalten die Schulen die Möglichkeit, individuelle schulspezifische Anforderungen zu formulieren z. B.: Soll der Caterer bei Schulfesten beteiligt sein? Wer soll im Mensakreis mitwirken? Wie sorge ich für möglichst geringe Fluktuationen bei den Ausgabekräften?
 
Die Konzepte werden von uns im Vorfeld gesichtet und um alle Punkte, die wir bereits als Standard im Leistungsverzeichnis beschrieben haben oder die vergaberechtlich nicht Inhalt sein dürfen, bereinigt. Im Rahmen der Ausschreibung wird von den Anbietern ein Konzept eingeholt, in dem sie darzulegen haben, wie die Sicherstellung der definierten Anforderung erfolgt.
 
Vertragsbestandteil ist somit der Ausschreibungstext, der sich aus schulindividuellen und festen Standards der Stadt Frankfurt zusammensetzt. Die Anbieter verpflichten sich, entsprechende Kriterien zu erfüllen.
 
Regelmäßige Befragungen der Schülerinnen und Schüler ist zum Beispiel ein Regelbestandteil in unserer Leistungsbeschreibung. Diese müssen uns und der Schule einmal jährlich vorgelegt werden. Daraus sich ergebende Diskrepanzen führen zu Gesprächen, mit dem Ziel, diesen auf den Grund zu gehen und Lösungsansätze für Verbesserungen zu vereinbaren.

Inwiefern kann eine Verbindlichkeit zur Qualitätssicherung festgehalten werden?

In der Stadt Frankfurt werden die Anforderungen des DGE-Qualitätsstandard für die Schulverpflegung sowie ein Vertragscontrolling verpflichtend umgesetzt (z. B. durch Speiseplan-Checks). Bei der Ausschreibung der Vertragsleistung aus generellen und schulindividuellen Anforderungen wird der Preis mit 30 Prozent und weitere Faktoren wie zum Beispiel die Qualität und die Kommunikation mit 70 Prozent gewichtet. Dadurch wird neben der Qualitätssicherung auch ein regelmäßiger Austausch mit Schulen und Caterern gewährleistet. Hierunter zählt auch die Kommunikation im Zusammenhang mit Personalwechseln.
  
In welchem Umfang eine Verbindlichkeit zur Qualitätssicherung festgehalten wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers und ist abhängig davon wie engmaschig er eine Kontrolle vornehmen will und kann. Es ist alles denkbar. Als Nachweis könnten zum Beispiel regelmäßige DGE-Speiseplanchecks vorgenommen und Produktionspläne oder Dokumentationen der Warmhaltezeiten (wie etwa Tourenpläne) eingefordert werden.

IN FORM

Der Aufbau der Rubrik war Teil des IN-FORM-Projekts „Miteinander im Dialog – Schulverpflegung gemeinsam auf den Weg bringen“. Das Projekt wurde von „IN FORM – Deutschlands Initiative für gesunde Ernährung und mehr Bewegung“ gefördert (Förderzeitraum: 01.06.2019 – 10.02.2021).

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