Bestell- und Abrechnungssysteme

Es gibt zahlreiche Systeme, die Bestellung und/oder Abrechnung der Mittagsverpflegung an Schulen zu organisieren. Um den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht zu werden, können vor Einführung oder Umstellung auf ein bestimmtes System verschiedene Punkte beachtet werden.

AdobeStock-artursfoto_284505019_Preview.jpeg

Elektronisches Kartenlesegerät und eine Karte, mit der gerade bezahlt wird

Herausforderungen von Bestellsystemen

Ein effizienter Bestellvorgang trägt wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf der Mittagspause bei. Doch worauf kann bei der Wahl eines für Ihre Schule passenden Bestellsystems geachtet werden?

Planungssicherheit versus Flexibilität

Geht es um die Essensauswahl, treffen die Bedürfnisse vieler Beteiligter aufeinander. Feste Essenszahlen sind beispielsweise mit einer hohen Planungssicherheit für die Küchenverantwortlichen verbunden.

Besonders beim Angebot mehrerer Menülinien oder Wahlmöglichkeiten im Hinblick auf die Beilagen erleichtert eine vorherige Auswahl und Bestellung, die Kalkulation des vorzubereitenden Speisenangebots durch den Verpflegungsdienstleister.

Während Grundschülerinnen und -schüler oft gemeinsam mit ihren Eltern eine Speisenauswahl treffen, genießen Jugendliche häufig, flexibel zu entscheiden, ob sie an der Mittagsverpflegung teilnehmen möchten oder nicht.

Eine papierlose, elektronische Bestellung erlaubt in der Regel kurzfristigere Bestellungen, sodass dem Wunsch nach Flexibilität der Kinder und Jugendlichen Rechnung getragen werden kann. Kann der Speisenanbieter anhand der Bestellzahlen vorab gut kalkulieren, ist nicht nur gewährleistet, dass alle Schülerinnen und Schüler satt werden. Auch eine Mehrproduktion und damit die Menge an Lebensmittelabfall kann auf diese Weise so gering wie möglich gehalten werden.

Zeitpunkt von Bestellung und Verzehr

Der Zeitpunkt der Bestellung bzw. Stornierung ist essenzieller Bestandteil aller Bestell- und Abrechnungssysteme und variiert je nach System stark.

Monatliche oder wöchentliche Bestellungen erhöhen die Planungssicherheit für die Küchenverantwortlichen und verringern gleichzeitig die Flexibilität. Auch müssen Vereinbarungen zum Umgang mit einer Stornierung im Krankheitsfall getroffen werden.

Um Ihre Schulverpflegung gemeinsam auf einen guten Weg zu bringen, bietet sich ein regelmäßiger Austausch mit allen Beteiligten an. Im Rahmen eines Essensgremiums aus Schulträger, Schulleitung, Caterer und Vertretungen der Schülerinnen und Schüler, Lehrkräfte und Eltern, können Vorstellungen besprochen, gemeinsam Ideen entwickelt und Maßnahmen erprobt werden – auch was die Einführung eines (neuen) Bestell- und Abrechnungssystems für die Mittagsverpflegung betrifft.

Bestellung per App oder Papier?

Im Zuge der Digitalisierung werden Bestellformulare in Papierform zunehmend durch einen elektronischen Bestellvorgang abgelöst. Entscheidet sich die Schule, eine Bestell- und/oder Abrechnungssoftware einzukaufen oder ist diese an das Angebot eines Verpflegungsdienstleisters geknüpft, kann das beispielsweise die Mitarbeitenden des Sekretariats entlasten.

Häufig sind elektronische Systeme nicht nur weniger fehleranfällig, sie gehen in der Regel auch mit einer Einsparung von weiteren Ressourcen wie Papier einher. Ob Webseiten mit Bestellprogrammen oder Apps für Smartphones – die Angebote im Bereich der digitalen Bestell- und Abrechnung der Mittagsverpflegung in Schulen nehmen zu. Auch Allergene, Zutatenlisten und Preise können meist auf einen Blick erfasst werden. Wird die Bestellung per App oder Webseite gleichzeitig an den Bezahlvorgang geknüpft, minimiert dies den Aufwand der Schulgemeinde sowie des Caterers.

Pro und Contra der Abrechnungssysteme

Nicht nur die digitalen Bestellsysteme sind vielfältig. Auch bei der Wahl eines Abrechnungssystems kann eine Entscheidung schwerfallen. Wir haben für Sie mögliche Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme zusammengefasst.

  • Schülerinnen und Schüler zahlen im Anschluss an die Essensausgabe mit Bargeld.
Vorteile Nachteile
+ unkompliziertes System, Kassensystem meist bereits vorhanden
+ kurzfristige Essensteilnahme und -auswahl möglich
- zeitaufwendiges und hygienisch nicht unproblematisches Kassieren
- (jüngere) Schülerinnen und Schüler müssen verantwortungsbewusst mit dem Geld umgehen
  • Wertmarken werden vorab erworben und für die Bezahlung des Essens genutzt.
Vorteile Nachteile
+ kurzfristige Essensteilnahme und -auswahl möglich
+ ebenso gut für jüngere Schülerinnen und Schüler geeignet
- zusätzlicher Aufwand für den Vorverkauf der Marken muss einkalkuliert werden
- Zeitaufwand beim Kassieren der Marken entsteht
  • Essensmarken sind an bestimmte Essen gekoppelt. Beim Vorverkauf erfolgt meist gleichzeitig die Anmeldung zum Essen.
Vorteile Nachteile
+ Vorverkauf kann über Automaten erfolgen und spart personelle Ressourcen
+ vergleichsweise einfache Implementierung des Systems möglich
- keine flexiblen Entscheidungen der Schülerinnen und Schüler möglich
- Kosten für Automatenanschaffung und Wartung
  • Beim Kartensystem bestellen die Schülerinnen und Schüler ihr Essen vorab und zahlen an der Ausgabe mit einer Guthaben- oder Magnetkarte.
Vorteile Nachteile
+ kein Bargeld nötig
+ zügige Abwicklung möglich
- Kosten für die Implementierung von Geräten entstehen
  • Per Abosystem können die Eltern das Essen für ihre Kinder z. B. monatlich oder halbjährlich vorbestellen und gleichzeitig bezahlen.
Vorteile Nachteile
+ schnelle Abwicklung der Essensausgabe, da kein Kassieren notwendig
+ höhere Planungssicherheit für die Küchenverantwortlichen
- wenig Flexibilität bei der Essensauswahl für die Kinder
- nicht möglich bei unterschiedlichen Essenspreisen

Wie geht es weiter?

Bei der Implementierung oder dem Wechsel eines Bestell- sowie Abrechnungssystems können Kosten entstehen. Es empfiehlt sich daher gemeinsam die Ist-Situation zu analysieren und festzuhalten, welche Anforderungen an das neue System gestellt werden.

Ein Austausch mit allen Beteiligten kann die Bedürfnisse aller Akteure im Hinblick auf ein (neues) System sichtbar machen und Anhaltspunkte für Veränderungen geben. Wurden Angebote eingeholt und verglichen, lohnen sich enge Rücksprachen unter allen Beteiligten, um ein für die Schule passgenaues System zu finden.

Bestell- und Abrechnungssystem gesucht?

Um Sie bei der Suche nach einem passenden Anbieter von Bestell- und Abrechnungssystemen für die Schulverpflegung zu unterstützen, sammeln wir in unserer neuen Anbieter-Datenbank fortlaufend hilfreiche Kontakte.

Sie machen mit Ihrem Bestell- und Abrechnungssystem bereits gute Erfahrungen und möchten diese mit uns teilen? Dann freuen wir uns über Ihre Nachricht!

Vernetzungsstelle Schulverpflegung Hessen
Tel.: 069 38989-367
E-Mail: Anika.Kup@kultus.hessen.de 

Links:

Den passenden Anbieter finden

SERVICE